Bestyrelsesmøde - referat
Tinglysning
Vi har fået tilbud på at få udarbejdet et "tinglysningsrids" over området - hvad vi tidligere havde som bilag 1 i vedtægterne. Det var ikke godt nok og bør udarbejdes af en landinspektør. LE34 i Frederikssund tilbyder det for 2.500 kr. + moms. Det takker vi ja til.
Det kræver digital underskrift fra alle medlemmer at få tinglyst, hvilket vil tage tid indhente. Hvis ikke tinglysningen går igennem første gang derefter, vil alle skulle underskrive igen - indtil det lykkes. Der foreslås derfor, at samtlige medlemmer i stedet én gang udfylder en tinglysningsfuldmagt, som giver tilladelse til, at firmaet/vejlauget underskriver denne servitut på alles vegne. På denne måde kan der forsøges lige så mange gange, det kræves, uden at medlemmer skal belemres med processen flere gange. De 1.750 kr. i tinglysningafgift trækkes selvfølgelig kun én gang ved endelig tinglysning og ikke ved hvert forsøg.
LE34 tilbyder at oprette en særlig fuldmagt til dette, som bestyrelsen herefter sørger for at indhente hos alle medlemmer. Vi drøfter dette i bestyrelsen.
Vi drøfter lige nu - bestyrelsen og LE34 - hvor meget de skal stå for, og hvilke tilbud, de kan komme med. Det vigtigste er, at der snart kommer orden på tinglysningen, da der også er parceller til salg, hvor nye ejere ikke er forpligtet til at blive medlemmer. Det er derfor strengt nødvendigt at få tinglyst, så vi sikrer os samme antal medlemmer for al fremtid.
Bestyrelsen har talt om vedtægternes § 5 stk. 8, hvor der gives tilladelse til at holde udgifter på op til 20 % af årskontingentet (122.000 kr.), altså omkring 24.000 kroner. Tilbuddene fra LE34 er dog langt lavere, og desuden gælder denne paragraf kun "væsentlige forandringer eller forbedringer af fælles anlæg og tilbehør. Her er der tale om en essentiel udgift for at få vejlauget etableret korrekt.
Bestyrelsen mener, at denne engangsudgift er yderst vigtig, og der vil aldrig igen være så mange medlemmer at tinglyse på én gang.
Generalforsamling
Vi følger retningslinjerne og håber stadig på, at det bliver en gang til sommer eller senest i efteråret.
Digital postkasse
På virk.dk står der: "Hvis du har en virksomhed eller en forening med et CVR-nummer, er du forpligtet til at have en digital postkasse, så du kan modtage digital post fra det offentlige."
Derfor har Pernille nu bestilt medarbejdersignatur - altså et nøglekort tilknyttet vejlauget, med formandstitel. Vi er i færd med at få det til at virke.
Martin vil også herefter ansøge, muligvis flere i bestyrelsen.
Kontingent
Der vil komme en separat mail om kontingentopkrævning omkring uge 17.
Deadline for betaling bliver 14 dage, altså sidste rettidig indbetaling fredag 14. maj
Kontingentet vil stadig ligge på 1.200 kroner (600 kroner for vejretsmatrikler).
Mails osv.
Hver anden måned vil der blive udsendt nyhedsmail.
Ejendomme under salg
Bestyrelsen tager kontakt til købere for at høre deres holdning til at være medlemmer, da vi endnu ikke er tinglyst.
Formand på barsel
Pernille skal snart på barsel og ønsker derfor at uddelegere mere af arbejdet i en periode.
En liste over adgange samt guides til drev/mail/hjemmeside vil blive uddelt i bestyrelsen.
Fremadrettet tjekker Pernille/Martin stadig mails (da de kommer ind på mobilen) og gør opmærksom på, når der er noget nyt, hvorefter øvrig bestyrelse vil stå for at svare.
Skraldespande
Halsnæs Forsyning har meldt ud at vi får i alt 4 skraldespande, når ny affaldssortering implementeres, og disse vil fylde 2,7 meter. Blot til orientering.